浅谈如何建立企业内部良好的沟通机制

浏览次数:  发布时间:2018-02-02

黄小曼  集团人力资源部

 

这次非常荣幸,能参加单位组织的关于人事党建的专题培训。在一个岗位,重复忙碌着差不多的工作,平时更多地只关注工作的小细节。借这次外出培训,能从案头这繁杂琐碎的工作中抽离出来,从旁观者的角度审视自己这几年工作中的收获与缺失,实为一次宝贵的学习机会。

通过这次几天的学习,萦绕心头最多的一个问题是:人力资源部在一个单位中最该扮演的是一个怎样的角色,应该发挥哪些作用才能实质性地推动单位的发展?仅仅是惯常人们理解的发发工资、招招人吗?当然这些事务性的工作是人力资源部不可推卸的职责,但是“人事部”这个称呼早已淡出人们的视野,换之“人力资源部”,想必在办妥“事”之外,还要把目光集中在“人”身上,都说人是企业发展的第一资源,而如何真正调动员工工作积极性和主动性,如何真正盘活这“活的资源”,恐怕是一个单位须不断为之探索并实践的一个难题。

因历史遗留及其他客观原因,目前单位里用工关系可谓错综复杂。也因此,个人认为单位内部存在一定程度上的沟通不畅,上下级之间信息不能完全正确无误地传达,员工在非正式沟通中存在曲解信息、以讹传讹的情况。从2012年2月单位挂牌成立至今,已接近五年时间,但仅集团本部就存在相当大的一部分人不能叫出所有同事的名字,不知道其所属哪个部门,不知道对方干些什么,永远觉得自己的工作最难最累。问之原因,理由也非常简单,有工作接触的才知道彼此,没接触的就不清楚。共事这么些年,彼此的基本认识应该是工作的基础,否则势必会严重影响工作间的协作,在工作中引起诸多不必要的内耗。而要想打破这层沟通障碍,还须建立起良性的沟通机制,畅通沟通渠道,为内部形成“积极、开放、分享”的沟通氛围牵线搭桥。

一、搭建双向沟通平台,畅通上下级沟通渠道

平时工作中的沟通基本上以正式沟通为主,如文件传达、会议、业务报告、集团简报等。而在这信息的层层传递过程中,往往会有信息失真或不能完整传达的情况出现,因此个人建议构建企业内部日常的面对面沟通机制,如领导班子和中层干部间,分管领导、部门负责人与员工间建立起定期的、一对一、面对面的对话机制,就部门和个人的工作和生活开展轻松愉悦地交流。领导在对话中可以对谈话对象的工作给予肯定或提出意见和建议,下属也可以借此机会讲讲自己的工作现状、难题和看法。如此,会比较大程度上减少下属对领导的话语意图片面领会的情况,而且管理者的积极聆听也会让员工感觉到自己受到了组织的尊重和认可,有利于提高员工的工作积极性;同时有助于领导及时了解下属干部员工的工作现状及工作中存在的盲点,也为客观全面地认识、评价员工打下基础。

二、创新活动方式,破除横向沟通障碍

部门与部门间、员工与员工间的沟通往往受限于工作时间、地点与内容,因此我建议将部门间的沟通常态化、制度化,如单位可组织员工集体参加近郊的户外拓展运动或其他需要集体动手参与的活动;单位内部可布置一小块休闲区,方便员工在工作之余坐下来一起谈心交流;另可以建立学习型组织为切入点,组织员工观看电影或以随机抽签的方式建立一对一赠送书籍、互赠生日贺卡等活动;也可以借各种传统节日,加强部门、员工间的横向交流,如在年末以处室为单位拍摄“全家福”照片,汇集后布置“名城一家人”照片墙等等。

三、建立沟通反馈机制,填平员工心理洼地

没有反馈的沟通不是一个完整的沟通,完整的沟通必然具备完善的反馈机制,否则沟通的效果会大大地降低。因此建议可在集团网站上设置隐蔽身份的言论平台,由固定工作人员定期进行信息收集,对不同的问题和建议进行分类整理,并交由对应部门进行处理并予以解答回复。如果能够确保上传信息者的身份是完全隐蔽的,我相信这些沟通信息能够较为真实地反映组织中一些真实的情感和想法。对于管理者来说,一方面能及时地消解疑问和误解,另一方面也便于对组织中存在的问题有更客观全面的掌握。

不得不承认,有效的管理必须伴随着有效沟通,否则很容易在工作中以自己固有的思维模式来揣度他人的意图和心思,极易引起“刻板印象”。由于每个人自身的成长经历和知识背景都不一样,难免会对人对事有不一样的看法主张,而当我们抛却成见,以开放的心态进行良性的沟通,往往会发现自己有做的不到位的地方,对方也存在可理解的原因。因此我认为有效的沟通,不仅可以增进员工间的彼此了解,加强工作中的协同性,还能减少人力、物力、时间等资源的浪费,同时一定程度上保障了管理层决策的时效性、针对性、准确性,为实现企业目标加油助力。

以上仅为一己拙见,粗略记之!


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